1 Wer wir sind

Diese Datenschutzrichtlinie wird von der Synergis Dynamics FZE LLC ("Synergis Dynamics", "wir", "uns" oder "unser") herausgegeben, einem Unternehmensberatungsunternehmen, das bei der Ajman NuVentures Centre Free Zone, Vereinigte Arabische Emirate, registriert ist. Unsere eingetragene Geschäftsadresse lautet: Office CWS-1V-226900, 26th Floor, Amber Gem Tower, Sheikh Khalifa Street, Ajman, VAE. Postfach 4848.

Synergis Dynamics fungiert als Verantwortlicher (Data Controller) für alle personenbezogenen Daten, die über diese Website sowie im Zusammenhang mit Kundenanfragen, vorvertraglicher Kommunikation und beauftragten Aufträgen erhoben werden.

Diese Richtlinie erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verwenden, speichern, schützen und weitergeben, und legt die Rechte dar, die Ihnen nach geltendem VAE-Recht zustehen, insbesondere nach dem Bundesdekret-Gesetz Nr. 45 von 2021 zum Schutz personenbezogener Daten (das "VAE-PDPL") und den zugehörigen Durchführungsbestimmungen gemäß Kabinettsbeschluss Nr. 33 von 2023.

2 Informationen, die wir erheben

Wir erheben nur die personenbezogenen Daten, die für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke erforderlich sind. Zu den Datenkategorien, die wir erheben können, gehören:

Informationen, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen:

• Identitätsdaten: vollständiger Name, Berufsbezeichnung, Firmenname und berufliche Funktion.
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
• Anfragedaten: das Interessengebiet der Dienstleistung, eine Beschreibung Ihrer geschäftlichen Herausforderung oder Zielsetzung sowie alle weiteren Informationen, die Sie in Ihre Anfrage aufnehmen möchten.
• Auftragsdaten: Informationen, die im Rahmen von Erstgesprächen, Scoping-Gesprächen, unterzeichneten Angeboten, vertraglicher Korrespondenz und der Erbringung beauftragter Leistungen ausgetauscht werden.
• Kommunikationsaufzeichnungen: E-Mails, Besprechungsnotizen und schriftliche Korrespondenz im Zusammenhang mit einer Anfrage oder einem Auftrag.

Automatisch erhobene Informationen:

• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie die von Ihnen besuchten Seiten unserer Website. Diese Daten werden ausschließlich zu Sicherheits- und Funktionszwecken erhoben und nicht für Werbung oder Verhaltensprofilierung verwendet.
• Cookie-Daten: unbedingt erforderliche Cookies, die für den ordnungsgemäßen Betrieb der Website notwendig sind. Wir setzen keine Cookies von Drittanbietern für Werbung oder Analysezwecke ein. Weitere Einzelheiten finden Sie in Abschnitt 9.

Wir erheben keine sensiblen personenbezogenen Daten (im Sinne von Artikel 2 des VAE-PDPL) wie Gesundheitsdaten, biometrische Daten, Zugangsdaten zu Finanzkonten oder politische bzw. religiöse Ansichten, und bitten Sie, solche Informationen nicht über unser Kontaktformular oder in der allgemeinen Korrespondenz zu übermitteln.

3 Wie wir Ihre Informationen verwenden

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

• Beantwortung von Anfragen: zur Prüfung, Bewertung und Beantwortung von Übermittlungen über das Kontaktformular sowie direkter Kommunikation.
• Auftragsbewertung: zur Beurteilung, ob und wie wir Ihr Unternehmen unterstützen können, sowie zur Erstellung von Angeboten oder Leistungsverzeichnissen (Statements of Work).
• Leistungserbringung: zur Durchführung beauftragter Beratungsleistungen, zur Verwaltung der Projektkommunikation und zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten.
• Beziehungsmanagement: zur Pflege der Geschäftsbeziehung mit bestehenden und potenziellen Kunden, einschließlich Folgekorrespondenz nach Abschluss eines Auftrags.
• Rechts- und Compliance-Zwecke: zur Einhaltung geltender VAE-Gesetze und -Vorschriften, einschließlich der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten gemäß Bundesgesetz Nr. 2 von 2015 über Handelsgesellschaften sowie einschlägiger Freihandelszonen-Vorschriften.
• Geschäftsverbesserung: zur Analyse anonymisierter und aggregierter Anfrage- und Auftragsmuster mit dem Ziel, unsere Dienstleistungen und betrieblichen Abläufe zu verbessern. Aus einer solchen Analyse ist keine Person identifizierbar.
• Sicherheit und Betrugsprävention: zum Schutz der Integrität unserer Website und Kommunikationsinfrastruktur.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihre vorherige ausdrückliche Einwilligung nicht für unaufgeforderte Direktwerbung, Profiling zu Werbezwecken oder automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung verwenden.

4 Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Gemäß dem VAE-PDPL sind wir verpflichtet, für jede Verarbeitungstätigkeit eine Rechtsgrundlage zu bestimmen. Wir stützen uns auf folgende Grundlagen:

• Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 VAE-PDPL): wenn Sie ein Kontaktformular übermittelt und das Einwilligungskästchen angekreuzt haben, oder wenn Sie der Verarbeitung Ihrer Daten für einen bestimmten Zweck anderweitig ausdrücklich zugestimmt haben.
• Vertragliche Erforderlichkeit (Artikel 6 Abs. 2 VAE-PDPL): wenn die Verarbeitung zum Abschluss oder zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen erforderlich ist, einschließlich der Erstellung von Angeboten, Leistungsverzeichnissen und der Erbringung beauftragter Leistungen.
• Berechtigte Interessen (Artikel 6 Abs. 3 VAE-PDPL): wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Geschäftsinteressen erforderlich ist, einschließlich der Beantwortung unaufgeforderter Anfragen, der Steuerung vorvertraglicher Gespräche und der Führung von Geschäftsunterlagen, sofern diese Interessen nicht durch Ihre Rechte und Interessen überwogen werden.
• Rechtliche Verpflichtung (Artikel 6 Abs. 4 VAE-PDPL): wenn die Verarbeitung zur Einhaltung geltenden VAE-Rechts erforderlich ist, einschließlich steuerlicher, handelsrechtlicher und freihandelszonenrechtlicher Anforderungen.

5 Weitergabe und Offenlegung von Daten

Wir verkaufen, vermieten oder handeln Ihre personenbezogenen Daten unter keinen Umständen mit Dritten zu kommerziellen Zwecken.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur in folgenden, begrenzten Fällen weiter:

• Dienstleister und Auftragsverarbeiter: Wir können Drittunternehmen beauftragen, betriebliche Unterstützungsleistungen für uns zu erbringen, einschließlich Cloud-Speicher, E-Mail-Hosting und Business-Produktivitätstools. Solche Anbieter werden ausschließlich auf Grundlage vertraglicher Bedingungen beauftragt, die sie verpflichten, Ihre Daten nur nach unseren Weisungen und in Übereinstimmung mit geltendem Datenschutzrecht zu verarbeiten. Wir führen vor Beauftragung jedes Auftragsverarbeiters eine angemessene Sorgfaltsprüfung durch.
• Rechts- und Aufsichtsbehörden: Wir können Ihre personenbezogenen Daten offenlegen, wenn dies gesetzlich, durch gerichtliche Anordnung oder auf rechtmäßiges Verlangen einer VAE-Aufsichts- oder Regierungsbehörde, einschließlich der Ajman NuVentures Centre Free Zone Authority, erforderlich ist.
• Unternehmensübertragungen: Sollte Synergis Dynamics eine Umstrukturierung, Fusion oder Übertragung von Geschäftsprojekten durchlaufen, können Ihre personenbezogenen Daten an die betreffende Nachfolgeeinheit übertragen werden, vorbehaltlich gleichwertiger Datenschutzverpflichtungen.
• Berufliche Berater: Wir können relevante Daten an unsere Rechts-, Finanz- oder Versicherungsberater weitergeben, soweit dies zum Schutz unserer rechtlichen Ansprüche und Interessen erforderlich ist.

In jedem Fall ergreifen wir angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und im Einklang mit dieser Richtlinie sowie geltendem VAE-Recht behandelt werden.

6 Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, oder wie es geltendes VAE-Recht vorschreibt. Unsere Standard-Aufbewahrungsfristen lauten wie folgt:

• Anfragedaten (kein Auftrag zustande gekommen): Personenbezogene Daten, die über unser Kontaktformular übermittelt wurden, sowie die zugehörige vorvertragliche Korrespondenz werden für einen Zeitraum von zwei (2) Jahren ab dem Datum der letzten Kommunikation aufbewahrt und anschließend sicher gelöscht oder anonymisiert.
• Auftragsdaten (beauftragte Leistungen): Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit einem beauftragten Projekt, einschließlich Angeboten, Leistungsverzeichnissen, Korrespondenz und Arbeitsergebnissen, werden für einen Zeitraum von fünf (5) Jahren ab Abschluss des jeweiligen Auftrags aufbewahrt. Dieser Zeitraum steht im Einklang mit den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten gemäß Bundesgesetz Nr. 2 von 2015 über Handelsgesellschaften sowie den geltenden Freihandelszonen-Vorschriften.
• Aufzeichnungen zur Rechtskonformität: Daten, die zur Erfüllung spezifischer rechtlicher Verpflichtungen (einschließlich steuerlicher und behördlicher Meldungen) aufbewahrt werden, werden für den im jeweiligen Gesetz vorgeschriebenen Zeitraum gehalten, der nach VAE-Handels- und Steuerrecht in der Regel fünf (5) bis sieben (7) Jahre beträgt.
• Anonymisierte Daten: Anonymisierte oder aggregierte Daten, aus denen keine Person identifiziert werden kann, können zeitlich unbegrenzt zu Zwecken der Geschäftsanalyse und Leistungsverbesserung aufbewahrt werden.

Nach Ablauf der jeweils geltenden Aufbewahrungsfrist werden personenbezogene Daten je nach den Umständen entweder sicher gelöscht, dauerhaft anonymisiert oder wie vereinbart an Sie zurückgegeben.

7 Ihre Rechte nach VAE-Recht

Gemäß dem VAE-Bundesdekret-Gesetz Nr. 45 von 2021 zum Schutz personenbezogener Daten stehen Ihnen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

Um eines der oben genannten Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter den in Abschnitt 15 genannten Angaben. Wir werden auf alle verifizierten Anfragen innerhalb von 30 Tagen nach Eingang antworten, im Einklang mit den nach dem VAE-PDPL vorgeschriebenen Fristen. Bei Komplexität oder hohem Aufkommen kann diese Frist um weitere 60 Tage verlängert werden; in diesem Fall werden wir Sie über die Verlängerung und deren Gründe informieren.

Wir behalten uns das Recht vor, Ihre Identität zu überprüfen, bevor wir auf eine Anfrage einer betroffenen Person reagieren, um sicherzustellen, dass Daten nicht auf Verlangen einer unbefugten Partei offengelegt oder geändert werden.

8 Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, versehentlichem Verlust, Veränderung, Offenlegung oder Zerstörung zu schützen. Diese Maßnahmen umfassen unter anderem:

• Übertragung von Daten über verschlüsselte Kanäle (SSL/TLS), soweit technisch unterstützt.
• Zugriffskontrollen, die den Zugang zu personenbezogenen Daten auf befugtes Personal beschränken.
• Nutzung renommierter, sicherheitszertifizierter Cloud- und Hosting-Anbieter, die den geltenden Datenschutzpflichten unterliegen.
• Regelmäßige Überprüfung unserer Datenverarbeitungspraktiken und unserer Sicherheitslage.

Obwohl wir alle angemessenen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ergreifen, ist keine Übertragung über das Internet oder elektronisches Speichersystem vollständig sicher. Wir können keine absolute Sicherheit garantieren, und jede Übermittlung personenbezogener Daten an uns erfolgt auf Ihr eigenes Risiko.

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die voraussichtlich ein Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten darstellt, werden wir die zuständige Aufsichtsbehörde und, soweit erforderlich, betroffene Personen benachrichtigen, im Einklang mit den Meldepflichten nach dem VAE-PDPL und dessen Durchführungsbestimmungen.

9 Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Website verwendet ausschließlich unbedingt erforderliche Cookies und funktionale Technologien, die für den ordnungsgemäßen Betrieb der Website erforderlich sind. Wir verwenden keine Werbe-Cookies von Drittanbietern, keine seitenübergreifenden Tracking-Technologien und keine Verhaltensanalyse-Plattformen.

Zu den unbedingt erforderlichen Technologien können gehören:

• Sitzungsverwaltungsfunktionen, die es Ihnen ermöglichen, auf der Website zu navigieren und deren Funktionen zu nutzen.
• Sicherheitsfunktionen, die dazu beitragen, die Integrität der Website zu schützen und betrügerische Aktivitäten zu verhindern.

Diese Technologien erheben keine personenbezogenen Daten über das für die vorgenannten Funktionen technisch Notwendige hinaus und erfordern keine Einwilligung nach dem VAE-PDPL oder den geltenden Vorschriften für elektronische Kommunikation. Sie können Ihren Browser so konfigurieren, dass Cookies blockiert oder gelöscht werden; dies kann jedoch die Funktionalität bestimmter Website-Funktionen beeinträchtigen.

Sollten wir künftig zusätzliche Tracking-Technologien einführen, wird diese Richtlinie entsprechend aktualisiert, und, soweit erforderlich, wird Ihre Einwilligung vorab eingeholt.

10 Internationale Datenübermittlungen

Synergis Dynamics hat seinen Sitz in den Vereinigten Arabischen Emiraten und verarbeitet personenbezogene Daten überwiegend innerhalb der VAE. Beauftragen wir Drittdienstleister, deren Infrastruktur sich außerhalb der VAE befindet, ergreifen wir Maßnahmen, um sicherzustellen, dass jede Übermittlung personenbezogener Daten im Einklang mit den Artikeln 22 und 23 des VAE-PDPL erfolgt.

Solche Maßnahmen können sicherstellen, dass die empfangende Rechtsordnung ein angemessenes Datenschutzniveau bietet, wie es von der UAE Data Office anerkannt wird, oder die Umsetzung geeigneter vertraglicher Schutzmaßnahmen (wie Standardvertragsklauseln) vor jeder Übermittlung.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht in einer Weise außerhalb der VAE übermitteln, die mit den Anforderungen des VAE-PDPL unvereinbar ist oder den Ihnen nach dieser Richtlinie zustehenden Schutz wesentlich mindern würde.

11 Kein Beratungsverhältnis oder Verpflichtung zur Beauftragung

Die Übermittlung einer Anfrage über unsere Website oder jede vorvertragliche Kommunikation mit Synergis Dynamics begründet kein Beratungs-, Treuhand- oder sonstiges Berufsverhältnis zwischen Ihnen und Synergis Dynamics.

Eine Beauftragung oder Verpflichtung seitens Synergis Dynamics entsteht erst, wenn eine förmliche schriftliche Vereinbarung, wie ein unterzeichnetes Leistungsverzeichnis (Statement of Work) oder ein Beauftragungsschreiben, von beiden Parteien unterzeichnet wurde. Synergis Dynamics behält sich das Recht vor, nach eigenem Ermessen und ohne Angabe von Gründen jede Anfrage, jedes Angebot oder jedes Beauftragungsgesuch abzulehnen.

Alle im Rahmen vorvertraglicher Gespräche bereitgestellten Informationen, Einschätzungen oder unverbindlichen Empfehlungen dienen ausschließlich Informationszwecken und stellen keine professionelle Beratung dar. Kunden sollten nicht auf Grundlage solcher Informationen handeln, ohne zuvor eine förmliche Beauftragung im Rahmen einer schriftlichen Vereinbarung erhalten zu haben.

Alle von Synergis Dynamics im Rahmen ihrer Dienstleistungen entwickelten oder verwendeten Methoden, Rahmenwerke, Vorlagen, Werkzeuge und geistigen Eigentumsrechte verbleiben im ausschließlichen Eigentum von Synergis Dynamics, sofern sie nicht ausdrücklich schriftlich im Rahmen einer unterzeichneten Auftragsvereinbarung übertragen werden.

12 Haftungsbeschränkung

Sie sind verantwortlich für die Richtigkeit und Vollständigkeit der personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen. Synergis Dynamics übernimmt keine Haftung für Fehler, Ungenauigkeiten oder Auslassungen bei den von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten oder für Folgen, die sich aus der Bereitstellung falscher oder irreführender Informationen ergeben.

Synergis Dynamics haftet nicht für Verluste oder Schäden, die entstehen aus:

• unbefugtem Zugriff auf oder Veränderung Ihrer personenbezogenen Daten infolge Ihres eigenen Versäumnisses, die Sicherheit Ihrer Kommunikation (einschließlich E-Mail-Konten) zu gewährleisten;
• Unterbrechungen oder Ausfällen der Internetverbindung oder der Infrastruktur Dritter, die außerhalb unserer angemessenen Kontrolle liegen;
• Handlungen von Drittdienstleistern, soweit diese Handlungen außerhalb unserer angemessenen Kontrolle liegen und nicht auf eine Nichteinhaltung unserer Pflichten nach dieser Richtlinie zurückzuführen sind;
• Ihrem Vertrauen auf vorvertragliche Informationen, die ohne eine förmliche schriftliche Auftragsvereinbarung bereitgestellt wurden.

Nichts in diesem Abschnitt beschränkt unsere Haftung für Tod, Personenschäden oder Betrug oder jede sonstige Haftung, die nach geltendem VAE-Recht nicht ausgeschlossen werden kann.

13 Daten von Kindern

Unsere Dienstleistungen richten sich ausschließlich an Unternehmen und Geschäftskunden. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 18 Jahren. Sollten Sie der Ansicht sein, dass eine minderjährige Person uns personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte unverzüglich unter den in Abschnitt 15 genannten Angaben; wir werden umgehend Schritte zur Löschung der betreffenden Daten einleiten.

14 Änderungen dieser Richtlinie

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie jederzeit zu aktualisieren oder zu ändern, um Änderungen des geltenden VAE-Rechts, behördlicher Vorgaben, unserer Geschäftstätigkeit oder der von uns durchgeführten Datenverarbeitungsaktivitäten Rechnung zu tragen. Jede aktualisierte Fassung wird auf dieser Seite mit einem geänderten Datum „Zuletzt aktualisiert" veröffentlicht.

Wir empfehlen Ihnen, diese Richtlinie regelmäßig zu überprüfen. Bei wesentlichen Änderungen werden wir angemessene Maßnahmen ergreifen, um Sie darauf aufmerksam zu machen; dies kann die Anzeige eines deutlich sichtbaren Hinweises auf unserer Website oder, sofern uns Ihre Kontaktdaten vorliegen, eine direkte Benachrichtigung umfassen.

Ihre fortgesetzte Nutzung unserer Website oder Dienstleistungen nach Veröffentlichung einer aktualisierten Richtlinie gilt als Anerkenntnis der Änderungen und, soweit anwendbar, als Ihre Einwilligung in die aktualisierten Bedingungen.

15 Kontakt zu uns

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie haben, Ihre Rechte nach dem VAE-PDPL ausüben möchten oder ein Anliegen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns vorbringen möchten, kontaktieren Sie uns bitte über die untenstehenden Angaben. Wir sind bestrebt, alle Datenschutzanfragen umgehend und nach Treu und Glauben zu klären.